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RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS. | Shatter te Cuida

RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS.

Las oficinas, dependencias y otros lugares de la Universidad,  destinados a actividades de índole administrativo (Contabilidad, Recursos Humanos, Servicios al Alumno, etc.), deben ser consideradas como áreas sensibles y regirse por claras políticas de seguridad interna, en donde el personal que allí labora, juegue un rol fundamental en la prevención y protección de la información y bienes existentes.

Por tal razón, hacemos llegar nuestras recomendaciones, con el propósito de que estas sirvan de guía para minimizar o evitar los hurtos, robos o pérdidas de valores, especies, información, ya sea por descuidos negligentes o falta de medidas de protección.

1.-    OFICINAS :

1.1.  Deben mantener las  puertas de acceso/salida, con sus chapas y cerraduras en buen estado.

1.2.  Las ventanas, especialmente aquellas que dan hacia el exterior, deben tener sus seguros  en  buen  estado. De ser posible, sus vidrios deberían estar protegidos de la observación exterior, persianas, cortinas o con algún sistema  polarizado.

1.3 Para aquellas dependencias  destinadas al manejo de información clasificada, documentos valorados  o  dinero en efectivo, se  debe  obviar  su  identificación exterior,  deben permanecer  siempre  cerradas  y  con  la  indicación  respectiva (acceso restringido, sólo personal autorizado, etc.).

1.4.  Si  en  dichas  oficinas,  está  contemplada  la  tramitación  de  documentos por parte de personas externas a la Universidad, como Proveedores, Visitas u otros, debe considerarse como  medida  básica de seguridad, el uso de un sistema de cierre con chapa eléctrica  y citófono exterior, que  permita  el  acceso al lugar,  sólo a aquella persona debidamente identificada y autorizada.

1.5.  Si las políticas de Seguridad interna de cada Departamento, indican que los Alumnos o personas externas no deben ingresar  al ” interior” de  las  dependencias  señaladas, debe considerarse la confección de Ventanillas de atención en las puertas de acceso al lugar, o en  su  efecto, la ubicación de Mesones que “limiten” el acceso directo de las personas a las áreas  de  trabajo (escritorios y otros).

1.6. Al término de la jornada laboral y especialmente durante los fines de semana, todas aquellas oficinas  y  dependencias  donde se mantiene documentación importante y bienes valorados, deberían  quedar  bajo llave y con el acceso restringido.
En situaciones de “Emergencia”, debería haber siempre  y  bajo custodia de Porteria, una  copia  de  la   llave de acceso al lugar, debidamente protegida en sobre sellado, así como también él o los nombres del personal autorizado para hacer uso de ella.

1.7. Adicionalmente  algunos Departamentos de la Casa Central para su proteccion han  incorporando medios  tecnológicos o Sistemas de Seguridad Electrónicos (alarmas), como por ejemplo :

  –  Contactores Magnéticos : Dispositivos de seguridad utilizados en puertas y ventanas, las cuales al ser abiertas, emiten una señal de advertencia o aviso hacía una Central de Monitoreo ubicada en Porteria Placeres.

 –  Sensores Infrarrojos :   Dispositivos   de  seguridad  utilizados  en  el  interior  de  las dependencias  y que actúan al detectar movimiento.   Al igual que el anterior, emite una señal hacia una Central de Monitoreo.


2.-    MUEBLES Y ESCRITORIOS  :

2.1.  Por  regla  general,  aquellos  muebles  o  escritorios  que  tienen  cajones  con  algún sistema  de seguridad (chapa o cerradura), estarán siempre cerrados cuando no esten en uso.

2.2.  Al inicio de la jornada laboral, se revisarán el estado de las chapas y cerraduras, a fin de detectar posibles señas de forzamiento.

2.3.  En  aquellos  escritorios  cuyos  cajones  no  tienen  ningún  sistema  de  protección, los empleados evitarán “guardar y/o mantener objetos de valor”, ya sean estos personales  o de la empresa (Calculadoras, Grabadoras, Lapiceras, Joyas, Lentes, Billeteras, etc.).

2.4. Asimismo  los   empleados   no  dejarán  por  motivo  alguno, “documentos  de  carácter personal”, como Tarjetas  de  Crédito, Chequeras, Cédulas de  Identidad, Pasaportes o cualquier otro documento que pudiese generar un riesgo de utilización y/o suplantación por terceros, en muebles y/o cajoneras exentos que posean  algún mecanismo de protección.

2.5.  Evitar  dejar  documentación  con  información  importante o  reservada, sobre los escritorios o en cajones sin llaves.  Para la documentación, se debe utilizar muebles del tipo kardex con llave o cajas de fuerte.

2.6.   Si  una  persona  u  otro  empleado  observa  anormalidades  en  su  escritorio, no debe mover ni tocar nada, debe avisar de inmediato al Encargado de Seguridad o Personal de Vigilancia.

2.7.  Si  se  maneja  caja chica, utilizar de preferencia Caja metálica con llave o candado, y mantenerla siempre en el interior de un cajón del escritorio con llave.

2.8. Fijar  límites  máximos  de  efectivo para Caja Chica, y evitar la exhibición abierta  de dinero u otros valores.

2.9. Especial cuidado  se deberá observar respecto de los “equipos de valor” dejados sobre los  escritorios, laboratorios y salas de clase, que puedan quedar abiertas por descuido u otras circunstancias, como son PC, Equipos Multimedia, notebooks, teléfonos celulares, pendrivesy  otras especies  de reducido  tamaño, son faciles de ocultar  sin  ser detectados.

2.10. Por  circunstancias  especiales,  existe  la  necesidad  de “guardar  y/o  mantener” grandes cantidades de dinero y/o documentos valorados en alguna dependencia, es imprescindible utilizar una Caja Fuerte, que tenga a lo menos  “doble” mecanismo de seguridad, es decir con llave y clave.

2.11. En  el  caso  de  ser  objeto de robo, hurto, en el interior de alguna oficina o dependencia, se deberá  tener siempre  presente   que   la Policia necesita evidencias que no se encuentren contaminadas esto quiere decir que el Sitio del Suceso  no debe haber sido alterado o modificado,razón  por  lo  cual  se  deberá  proteger  hasta la llegada de Personal especializado.Además se deberá aportar el máximo de información posible que pueda ayudar a esclarecer el hecho.

* LOS  HURTOS  Y/O  ROBOS,  OCURREN  HABITUALMENTE   POR DESCUIDOS Y EXCESO DE CONFIANZA DE LAS PERSONAS. 
                       
  * CADA  UNO   ES   RESPONSABLE  DE  NUESTRA  PROPIA  SEGURIDAD PERSONAL Y DE NUESTROS  BIENES.

Fuente: http://www.seguridad.utfsm.cl/archivos/cartilla_seguridad_oficinas.html

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